Každý z nás je iný a to, čo vyhovuje jednému jednoducho nemusí sedieť druhému. Time manažmentová technika, ktorá funguje pre väčšinu, nefunguje pre vás? Nerobte si z toho ťažkú hlavu, ponúkame vám niekoľko alternatív.

Pomôže vám paradajka

Pomodoro je technika alebo metóda delenia času, ktorá sa pripisuje Francescovi Cirillovi. Táto technika používa časovač na rozdelenie práce na intervaly, tradične 25 minutové, ktoré su oddelené krátkymi prestávkami. Každý interval je známy ako pomodoro, od talianskeho slova „paradajka“, po kuchynskom časovači v tvare paradajky, ktorý Cirillo používal ako univerzitný študent.

Pomodoro technika je založená na cyklickom systéme. Pracujete v krátkych úsekoch, čo zaisťuje, že ste neustále produktívny. Pravidelne si tiež robíte prestávky, ktoré zvyšujú vašu motiváciu a udržiavajú vašu kreativitu. Postup je jednoduchý – keď čelíte akejkoľvek veľkej úlohe alebo sérii úloh, rozdeľte prácu na krátke, načasované intervaly, ktoré sú rozdelené krátkymi prestávkami. Toto cvičí váš mozog aby sa dokázal sústrediť počas krátkeho obdobia a pomôže vám udržať si prehľad v termínoch a neustále plniacom sa priečinku doručenej pošty. Časom môže dokonca táto technika pomôcť zlepšiť vašu pozornosť a sústredenie.

Samotný postu cvičenia je veľmi jednoduchý. Mali by ste postupovať podľa týchto 6 krokov. Definícia každého kroku by vám mala zabrať približne 5 minút.

1. Rozhodnite sa akú úlohu idete robiť.
2. Nastavte časovač pomodoro (tradične na 25 minút).
3. Pracujte na úlohe.
4. Po uplynutí času a zazvonení časovača ukončite prácu a na kus papiera si urobte kvačku (✓).
5. Ak máte menej ako štyri ✓, urobte si krátku prestávku (3 – 5 minút), potom prejdite na krok 2.
6. Po štyroch intervaloch si urobte dlhšiu prestávku (15 – 30 minút), vynulujte počet ✓ a začnite opäť krokom 1.

Nápomocná by pre vás mohla byť aj technika „informovať, vyjednávať a zavolať späť“:

• Informujte druhú (rušivú) stranu o tom, že práve na niečom pracujete.
• Vyjednajte s druhou stranou čas, kedy sa môžete venovať spätnej väzbe k ich otázke. Okamžite si naplánujte ďalšie stretnutie.
• Keď ukončíte svoju prácu pomocou Pomodoro, zavolajte druhej strane, že ste pripravený sa venovať ich problému.

Máte pocit, že ani táto technika nie je pre vás ta pravá? Hľadáte niečo štruktúrovanejšie? Ak ste odpovedali áno, čítajte ďalej.

Rozdeľ si to na štvrtiny

Eisenhowerov princíp (Eisenhower Matrix) je jednoduchý, ale veľmi efektívny spôsob, ako si určiť priority a lepšie zorganizovať svoj čas. Je to systém, ktorý v podstate umožňuje rozdeliť všetky vaše aktivity do 4 prioritných levelov, z ktorých jeden (nedôležité / nenaliehavé) je okamžite zrušená, takže je v skutočnosti potrebné zamerať sa iba na 3 kategórie úloh, ktoré si zaslúžia vašu pozornosť.

Princíp pozostáva zo štyroch kvadrantov, z ktorých každý sa zameriava na rôzne atribúty:

1. „dôležité“ a „naliehavé“ úlohy (1.kvadrant):

Tieto majú najvyššiu prioritu a mali by ste sa na ne sústrediť čo najskôr (najčastejšie ešte v ten istý deň).

2. „dôležité“, ale „nenaliehavé“ úlohy (2.kvadrant):

Sú to dlhodobé ciele a úlohy, ktoré sú dôležité, ale zatiaľ nemajú pevný termín. Mali by ste ich naplánovať na primeraný čas a pustiť sa do nich hneď ako dokončíte všetky úlohy z prvého kvadrantu.

3. „nedôležité“, ale „naliehavé“ úlohy (3.kvadrant):

Tieto úlohy sú tie, ktoré môžete delegovať na iných odborníkov, alebo ak je to potrebné, dokončiť ich, ale až keď skončíte s úlohami z prvého a druhého kvadrantu.

4. „nedôležité“ a „nenaliehavé“ úlohy (4.kvadrant):

Tento kvadrant sa nazýva jednoducho „odstrániť“, pretože sa sem umiestňujú úlohy, ktoré by ste mali vylúčiť. Tie sa môžu líšiť v dôsledku vnímania naliehavosti a dôležitosti u každého z nás, ale v zásade nie je potrebné tieto úlohy ani len robiť a väčšina ľudí by ich považovala za stratu čas.

Máme sklon zamieňať si veci, ktoré sú naliehavé, s tými, ktoré sú dôležité. Úloha môže byť oboje, častejšie sa však skôr vylučujú. Potrebujeme definovať tieto dve možnosti, aby sme mohli zistiť, ktoré úlohy sa hodia do danej kategórie.

Naliehavé úlohy je potrebné riešiť okamžite. Sú to úlohy, na ktoré reagujeme a snažíme sa ich rýchlo vyriešiť. Na druhej strane nám dôležité úlohy pomáhajú dosahovať naše dlhodobé ciele. Možno bude potrebné, aby sa s nimi zaobchádzalo okamžite a možno nie, ale ak sa chceme v niečom zlepšiť, musíme venovať pozornosť aj dôležitým veciam.

Nanešťastie je ľahšie sa pustiť do naliehavej úlohy ako do tej dôležitej. Prezentujú sa tak, že na ne dá rýchlo reagovať a tak ich vieme pomerne včas vyriešiť. Dôležité úlohy máme tendenciu odkladať na neurčito.

Cieľom tohto princípu je zvážiť dlhodobé výsledky vašich každodenných úloh a zamerať sa na to, čo je najúčinnejšie, nielen najproduktívnejšie. Pomáha vizualizovať si všetky úlohy na dvoch osiach – urgentnej a dôležitej. Pokúste sa rozdeliť všetky každodenné úlohy a väčšie projekty do jedného z týchto štyroch kvadrantov:

• Dôležité a naliehavé úlohy – je potrebné ich dokončiť okamžite
  (DO – Urob to hneď)
• Dôležité a nenaliehavé úlohy – je potrebné ich naplánovať do kalendára
  (DECIDE / PLAN – Naplánujte si na ne čas)
• Nedôležité a naliehavé úlohy – je potrebné ich delegovať
  (DELEGATE – Kto to môže urobiť za vás?)
• Nedôležité a nenaliehavé úlohy – je potrebné ich odstrániť
  (DELETE / DROP – Eliminujte ich)

Každá technika ponúka svoje výhody a nevýhody, no všetky vedú k rovnakému cieľu – zlepšiť vás time manažment. Teraz už nemáte argument nestihnúť všetko, čo máte v diári alebo na zozname vecí „čo treba urobiť“.

Autorka: Veronika Korim